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二、数据库在地质档案管理中的应用
罗剑
（广东省地质调查院，广州510080）
摘要本文从档案数据库的优点及其重要性、地质档案数据库的设计以及档案数据库的安全性等几个方面对其作出了论述。
关键词数据库；地质；档案管理
数据库是长期存储在计算机内，有组织、可共享的数据集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，并可为各种用户共享［1］。档案数据库可分为全文数据库和目录数据库。全文数据库是对所搜集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理。并把档案全文信息输入数据库，通过检索即能直接找到要查询的所有档案信息。目录数据库是指把案卷目录、卷内文件目录输入数据库实现案卷目录的自动化管理，以提高案卷目录管理效率、检索速度和查准率。对以上两种模式的选择，是构建档案数据库时首先要面对的问题。按照经济、实用、高效的原则，兼用以上两种模式建库较为合适。
1档案数据库的优点及其重要性
1.1档案保存与利用的矛盾得以缓解
档案以具体内容反映其形成的过程，具有较强的记录性。档案注重原本、原稿，而且又往往只有一份孤本，这也是档案宝贵的原因之一。档案的利用率在不断提高，档案的破损率也在加快，档案的“保存”与“利用”的矛盾一直困扰着档案界。如果把档案全文数字化，存入数据库它不仅解决了“保存”与利用的矛盾而且还大大提高了查检速度。
1.2利于集中保存，提高工作效率
数据库技术可以使档案文件以电子文件的形式集中保存，不仅有助于实现实时掌握档案文件的情况和及时纠正错误，还有助于集成文件归档前后的管理行为以及节省归档的周期和手续，从而提高工作效率。
1.3档案的编排管理效率、检索速度与查准率明显提高
采用数据库管理，不仅改变了传统目录单点线形的检索模式，实现同一页面的多点跳转查询，还支持关键词的模糊查询，大大提高了检索速度、查准率和查全率，而且目录维护也将变得十分方便。
1.4利于实现档案的第二价值
由于档案的原始记录性、孤本的稀有性、内容的典型性等特点，使得档案的作用是随着时间的推移而扩展，主要表现在从机关向社会扩展，档案的价值由机关作用的第一价值向社会作用的第二价值转移。这说明档案的机密性虽在递减，社会性却在递增，解密销密的档案便可以向社会开放。在网络时代，将档案数字化后可以上网，使之能够向社会提供检索信息集合，为档案的第二价值实现打下坚实的基础。
2地质档案数据库的建立
目前，对于没有电子文档的地质档案我们一般采用扫描的办法进行存储归档，我院无电子文档的档案主要为地质原本档案及上级审批文件等，通过对所有的扫描文件编制目录索引，目录索引用数据库的方式建立，每一图像文件以其存储的地址与其在目录索引中的记录相连。利用目录索引可检出所需档案之图像文件的存放地址，通过地址借助链接显示该档案原文的图像。
地质档案数据库在设计上应结合本专业档案实体的特点，把计算机技术巧妙地运用到档案管理中来，实施最大优势的组配。例如在进行地形图数据的录入时，针对地形图分幅排序上的特点——同一测区的某种比例尺地形图，字段名中除“图名、图号”外，其余技术参数均相同，且这些图幅在地域上毗连，可用引进记录拷贝的方法来提高录入速度，减少录入错误；针对长期以来由于地形图图号设置方法的变更和手工书写不规范而造成的图号不统一的情况，在系统中设置对录入的图号进行自动规范的功能；引进地理信息系统（CIS）技术，以实现图-库间数据互访，充分利用图形这一形象直观的工具，进行快速查询检索，提高工作效率。总之，档案数据库的设计只有结合本专业特点，才能使其具有更强的生命力。
3档案数据库的安全可靠性
档案数据库的建立是网络时代的要求，也是档案工作现代化的主要标志。它能使档案室能够更好地提高服务质量和工作效率。档案数据库的目的是方便用户扩大利用率，特别是远程利用。但档案数据库的网络化应用也为其带来了安全性问题。档案信息系统的安全涉及很多，防病毒、建立网络防火墙、数据备份以及档案人员的安全意识缺一不可，其中数据备份是重中之重。数据备份可以帮助档案数据库从灾难性事故中安全恢复、协助过滤档案数据库对外发布信息，以及便于多个相似档案数据库的快速重建。
随着计算机软、硬件技术的飞速发展，功能强大的各种应用软件使计算机如虎添翼，人们完全可以依靠计算机技术，模拟传统的立卷方式，并按照文件的各种自然联系，动态的、随机地建立文件之间的各种逻辑关系，满足查阅人员的利用需要。新世纪的档案工作，将是先进的服务手段与良好的服务效果的统一。社会越往前发展，人们对信息资源共享的要求会越强烈，对档案的利用也会越来越广泛，数据库技术的应用必将使档案发挥越来越重要的作用。
参考文献
［1］徐义全.数据库系统及其在电子档案管理中的应用.北京档案，2001（6）.
《中国地质调查》杂志2022学术论文发表指导，收录要求，值得关注
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